Come gestire il trasloco di un ufficio piccolo
Un ufficio che si sposta deve tornare a funzionare lunedì mattina: come mettere in fila linee, archivio e postazioni senza fermare il lavoro.
Il venerdì sera spegni tutto, e il lunedì mattina qualcuno deve poter lavorare. È questa la differenza fra spostare una casa e spostare un ufficio: a casa puoi dormire in mezzo alle scatole per una settimana e non se ne accorge nessuno, in ufficio la mezza giornata in cui il telefono non risponde la vede un cliente.
Il volume invece conta poco. Un ufficio piccolo sono quattro scrivanie, due armadi di raccoglitori, i monitor e una stampante: meno roba di quella che sta in una casa. Quello che cambia è la finestra di tempo, che quasi sempre è un fine settimana e non la scegli tu, e il fatto che alla fine tutto deve funzionare, non soltanto essere arrivato.
Prima le cose che hanno un tempo di attesa
Prima dell'elenco degli oggetti fai quello delle funzioni: il numero di telefono, la linea internet, la stampante di rete, il disco o il server dove stanno i file condivisi, il lettore di carte se incassi in sede. Per ognuna scrivi due cose soltanto, chi te la fornisce e quanti giorni gli servono per attivarla nella sede nuova.
Poi mettile in fila per tempo di attesa e non per ingombro. È il criterio che decide la data di tutto il resto: in quell'elenco la linea è quasi sempre la voce con l'attesa più lunga, dipende da un fornitore e da un tecnico che passa quando può, e finché non hai quella data le altre non si fissano. Le cose grosse da spostare invece si muovono in una giornata, e infatti sono quelle che si guardano per prime e che quasi mai comandano il calendario. Senza un calendario a ritroso queste righe non hanno dove stare: parti dalla checklist del trasloco e scrivicele dentro.
L'archivio si imballa a pezzi, non in un giorno
La carta è la parte pesante e si sottovaluta sempre: un ripiano di raccoglitori sembra niente finché non lo sollevi. La regola pratica è quella di casa: se non alzi la scatola comodamente da solo, togli qualcosa e distribuisci su due.
L'altra cosa è che un archivio non si imballa in una sessione. Lo fai a pezzi, in mezz'ora rubata fra due appuntamenti, e intanto l'ufficio lavora: il raccoglitore che hai messo via martedì ti serve giovedì, e la scatola chiusa due giorni fa va riaperta. Contato in operazioni, con il cartone ogni riapertura è nastro tagliato e nastro rimesso. Una Cangubox è una cassa di polipropilene rigido con il coperchio attaccato sopra: due ante incernierate sui lati lunghi, che sollevi per aprire e riabbassi per chiudere, senza niente da comprare e senza niente da staccare. La portata dichiarata è 30 kg per scatola, e chiusa e piena ne regge un'altra sopra: l'archivio sta in colonna in un angolo invece che sparso sulle scrivanie che servono a lavorare.
Di quello che c'è dentro tieni una lista. Un cartellino numerato su ogni cassa, e accanto al numero cosa contiene e chi la trasporta: per i fascicoli con i dati dei clienti è la cosa che ti mette in condizione di rispondere, se qualcuno chiede dove sono finiti.
Le postazioni le svuota ognuno, i cavi no
I cassetti li svuota chi ci lavora, entro una data che dici tu. Cosa si butta di un cassetto lo sa solo il suo proprietario, e questa è la parte che si delega davvero.
I cavi no. Lì serve una persona sola e un metodo solo: fotografi il retro di ogni macchina prima di staccare, e i cavi di una postazione viaggiano legati insieme e non in un sacco comune. I monitor vanno per conto loro, in piedi, senza niente di pesante appoggiato sopra. Le scrivanie che si smontano vanno smontate prima, e le viti dei piani e delle gambe stanno nel sacchetto attaccato al pezzo, come per i mobili di casa.
È anche il punto in cui chiamare un'impresa è la scelta giusta: un armadio blindato, una fotocopiatrice grande, una rampa di scale stretta, o il fatto che le due persone che ci lavorano non possono passare il lunedì con la schiena a pezzi. C'è poi una terza strada, e per un ufficio funziona: loro trasportano il giorno del trasferimento, tu imballi senza fretta nelle settimane prima.
Il giorno, e il lunedì dopo
Il furgone davanti al portone non è scontato, soprattutto in centro: in molte città il posto va chiesto al comune, e come funziona la pratica sta in permesso e sosta per il furgone.
Le scatole possiamo consegnarle nella sede da cui parti e venirle a riprendere in quella nuova: consegniamo a Milano, nei CAP coperti dell'hinterland e in provincia di Monza e Brianza. In ogni noleggio arriva anche il Dolly: una pedana su quattro ruote piroettanti, dove impili le casse, e in corridoio o in ascensore spingi la colonna invece di fare avanti e indietro. Quante ne servono, e a quale kit corrispondono, si vede in home. Le casse svuotate poi non ti restano fra i piedi: con le ante alzate una entra dentro l'altra, e la pila che aspetta il ritiro sta bassa in un angolo.
Lo scarico poi si fa al contrario dell'elenco da cui sei partito: prima quello che deve funzionare lunedì alle nove, cioè le postazioni e la linea, poi il resto, e l'archivio per ultimo. Pesa più di tutto il resto ed è l'unica cosa che può aspettare mercoledì.